IKOS Basis Oppgave 1
Leksjonen er anbefalt for ledere, superbrukere og IKOS systemadministratorer i avdelinger som skal starte med IKOS.
Oppgave 1A: Hvilke sidesystemer har dere for oversikt?
Avdelingen har brukere med ulike behov og mange ansatte. Hvilke sidesystemer har dere for oversikt? Benytter dere whiteboards, excel-ark, gule lapper og/eller svarte bøker? Har dere huskelister på papir for viktige ting som må ivaretas, for eksempel ved mottak av nye brukere? Disse sidesystemene skal nå erstattes med IKOS.
Oppgaven: Lag en liste med avdelingens sidesystemer, ta bilder av whiteboards og samle avdelingens huskelister. Informasjonen du har samlet gir oversikt og grunnlag for kvalitetssikring når IKOS-tavlen skal skreddersys for avdelingen.
Oppgave 1 B: Ansvarsroller i avdelingen
IKOS bruker rollenavnene Tjenesteansvarlig og Primærkontakt. Hvilke rollenavn bruker dere i avdelingen på ansatte som har et særlig ansvar for brukerne? Diskuter hvordan det vil være å forholde seg til de nye rollene i IKOS.
Oppgave 1C: Hvordan skal avdelingen sortere brukerne etter farge på tavlen?
IKOS-tavlen sorterer brukerne etter prioritet med røde øverst, deretter blå, oransje, gul og grønn. Dette er viktig for prioritering av arbeidsoppgaver. Med et raskt blikk kan man se hvilke brukere man må ha fokus på. IKOS har to måter å sortere brukerne på etter farge:
Ved langtids tjenester sorteres brukerne ut fra hvilken helse- og livssituasjon de er i. Med brukerens helse- og livssituasjon mener vi brukerens totale situasjon; kroppslig, psykisk og sosialt. Den belastningen symptomer har på personen, symptomtrykket, er en del av dette. Ansatte baserer valg av helse- og livssituasjon på kartlegginger, klinisk observasjon og samarbeid med pasient og eventuelt pårørende[1]. Konkret og enkel veiledning for valg av situasjon for den enkelte bruker er lagt inn i IKOS.
- Rød = Bruker i funksjonsfall
- Blå = Ny bruker
- Oransje = Kompleks alvorlig situasjon
- Gul = Kompleks situasjon
- Grønn = Stabil situasjon
Brukers helse- og livssituasjon vil variere over tid, og situasjonen avgjør hva som må følges opp, frist for oppfølging og i hvilken grad det er behov for høyskolepersonell i direkte tjenester. Ved langtids tjenester, eller hvis avdelingen gir noen langtids og noen korttids tjenester, anbefales det at avdelingen settes opp som en “syklustavle” i IKOS. Man kan da ha egne sjekklister, kartlegginger og frister for hva som skal følges opp i ulike situasjoner, og det er lagt inn sykluser for revurdering av oppfølgingen.
Avdelinger som følger opp brukere gjennom et avgrenset forløp kan velge at fargekodene for prioritet i stedet knyttes til fullføring av konkrete kartlegginger. Dette kan være aktuelt for tjenestekontor, korttidsavdelinger og tverrgående team innen eksempelvis kreftomsorg eller rehabilitering. Avdelinger med et avgrenset oppfølgingsløp anbefales oppsett som en “forløpstavle” i IKOS. Brukerne på tavlen blir da sortert ut fra hvor langt man har kommet i oppfølgingen. Blå angir nye tjenestemottakere, gul kan indikere at oppfølging er i gang, oransje og rød at det haster og grønn at saken er håndtert.
Oppgaven: IKOS systemadministrator avklarer sammen med leder for hver avdeling om IKOS skal settes opp som en syklustavle eller en forløpstavle. Frist: Må være avklart innen 1. veiledning.
Oppgave 1D: Gevinster av IKOS
I leksjon 1 viste vi noen opplevde gevinster ved å bruke IKOS. Denne oppgaven handler om muligheten for å se etter konkrete gevinster i egen avdeling. Det kan gjøres enkelt eller mer omfattende. Gevinstrealisering innebærer å kartlegge og følge opp om de gevinstene som er forventet av et prosjekt eller et program faktisk blir realisert. Vi forholder oss til tre typer gevinster:
- Unngåtte kostnader
- Spart tid
- Økt kvalitet
KS har verktøy som kan brukes metodisk for å kartlegge, planlegge og følge opp gevinster dere oppnår i prosjektet. Les mer hos KS: https://www.ks.no/fagomrader/innovasjon/innovasjonsledelse/veikart-for-tjenesteinnovasjon/alle-verktoy/gevinstrealisering/
Oppgaven: Vurder og diskuter med andre om hvilke gevinster dere tror at dere kan oppnå. Skriv ned gevinstene og vær forberedt på å kunne fortelle om dine forventninger til ansatte når avdelingen starter med IKOS. Ta stilling til om din avdeling skal bruke et av KS sine verktøy for å måle gevinster.
[1] Forståelsen om helse- og livssituasjoner er hentet fra professor ved Universitetet i Oslo Marit Kirkevolds beskrivelser av praksissituasjoner som sykepleiere og annet helsepersonell må håndtere (Vitenskap for praksis? Oslo. Ad notam Gyldendal 1996).